Diseño de KPIs: Cómo alinear los objetivos estratégicos con la ejecución
La ejecución de la estrategia de una empresa se basa en la evaluación continua del progreso hacia las metas. Para que esto pueda darse, los indicadores clave de desempeño (KPI) deben determinarse durante la etapa de planificación estratégica.
Los Indicadores Claves de Desempeño (KPIs) ayudan a focalizar esfuerzos en los objetivos relevantes para el negocio y lo ayudan a determinar de manera cuantificable si estos se están cumpliendo.
Alineando la estrategia con la ejecución
Hay un aspecto de aprendizaje en la estrategia y la ejecución a medida que las organizaciones se adaptan a los cambios en el entorno. Debido a que las estrategias de las unidades de negocios se derivan de las estrategias corporativas, la base para la gestión del desempeño debe establecerse primero a nivel corporativo.
La medición del desempeño corporativo se complementa con la medición del desempeño de la unidad de negocios, enfocándose en la contribución de la unidad de negocios a la ejecución de estrategias.
La gestión del desempeño se logra a través de la aplicación e integración de los procesos de gestión del desempeño:
Planificación: proceso para comprender los factores clave de éxito, identificar las partes interesadas y las funciones y responsabilidades, identificar los objetivos de gestión del desempeño, desarrollar un plan de desempeño.
Desarrollo de métricas: proceso para identificar y seleccionar métricas de desempeño alineadas a la estrategia de la organización. Para este efecto deben analizarse las fuentes de datos y los procesos necesarios para obtener dichas medidas y poder desarrollar cuadros de mando de medidas.
Medición del desempeño: proceso para planificar la recopilación de datos, incluida la fuente de datos y la tecnología de la información requerida; recopilar datos y garantizar la calidad de los datos.
Análisis de datos: proceso para convertir datos en información y conocimiento sobre el desempeño; analizar y validar resultados; realizar benchmarking y análisis comparativo;
Informes de desempeño: proceso para desarrollar un plan de comunicaciones y comunicar los resultados del desempeño a las partes interesadas.
Mejora continua: proceso para evaluar las prácticas de gestión del desempeño, aprender de la retroalimentación y las lecciones aprendidas, e implementar mejoras en esas prácticas.
Alineando los KPIs con la estrategia
La alineación de KPIs es fundamental para la ejecución exitosa de la estrategia del negocio. Sin embargo, una inquietud común entre los gerentes con respecto a la medición del desempeño es que, al llevarla a la práctica, los indicadores clave de desempeño (KPI) monitoreados en muchos casos no parecen relevantes dado que no están conectados con la estrategia.
¿Qué genera la falta de alineación entre KPIs y Estrategia? Entre otros, los siguientes factores:
- La estrategia no se traduce en objetivos claros
Si bien muchas empresas generan planes estratégicos, estos planes pueden carecer de una característica fundamental: la capacidad de transmitir claramente lo que se debe hacer y cómo se definirá el éxito. Al no tener esa claridad, se hace difícil poder alinear KPIs con una ejecución que se traduzca en los resultados esperados.
- La selección de KPIs se realiza sin tomar en cuenta la estrategia
Al momento de formular los KPIs, puede que se lleve el proceso independientemente de la estrategia y basándose en suposiciones de lo que un buen desempeño representa para la empresa y sin reflejar el logro de los objetivos estratégicos.
- Los KPIs seleccionados no son relevantes
Un error común es utilizar KPIs de la industria o de empresas competidoras sin tener en cuenta las necesidades particulares del negocio. También es frecuente ver que las empresas eligen indicadores que son fáciles de medir, dejando de lado factores que son únicos y/o críticos para lograr los objetivos particulares de la empresa.
- Los KPIs no son revisados después de cada ciclo de planificación estratégica
Las estrategias no son estáticas, menos aun en los tiempos de cambio en los que vivimos. Las estrategias del negocio pueden cambiar debido a un proceso formal de evaluación periódica o como resultado de la adaptación del negocio a cambios repentinos del mercado. Si los KPIs no son revisados en respuesta a los cambios de estrategia, los indicadores pueden desconectarse de la misma y ya no generar impacto en los resultados que se esperan conseguir.
- Existe falta de comunicación sobre la importancia de los KPIs a todos los niveles de la empresa.
Las empresas están dirigidas y desarrolladas por personas. Es necesario la comunicación de la estrategia a todos los niveles de la organización así como la importancia de los KPIs para el logro de los objetivos. Los KPIs nos permiten evaluar el desempeño de la organización y debe ser también una manera de motivar a todos los colaboradores que sus esfuerzos y compromiso generan buenos resultados y mejoras en la organización. Si no hay un compromiso de los colaboradores y una comprensión de la relevancia de dichos KPIs para el desarrollo de la empresa, la presentación de KPIs sólo quedará en un papel o cuadro, donde pocos le den importancia. Finalmente, dichos KPIs nos dan una radiografía de cómo se encuentra nuestra organización, y a través de su análisis nos debe permitir evaluar el estado y poder tomar acción para mejorar el futuro los resultados y esto puede suceder en cualquier nivel de la organización.
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