ERP & RPA | Asistentes Robóticos y Facturas Electrónicas
la gestión eficiente de las facturas electrónicas se ha convertido en una prioridad para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos financieros y reducir costos operativos. La Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) emerge como una solución innovadora que ofrece numerosos beneficios en la recepción y registro automáticos de facturas electrónicas.
¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y cómo funciona en el contexto de las facturas electrónicas?
La RPA es una tecnología que utiliza robots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas dentro de los sistemas informáticos. En el contexto de las facturas electrónicas, los robots RPA pueden realizar una variedad de actividades, desde la recepción y lectura de facturas hasta su registro en los sistemas contables, sin intervención humana.
Recepción Automática de Facturas Electrónicas
Los robots RPA pueden conectarse directamente a las bandejas de entrada de correo electrónico o a las plataformas de intercambio electrónico de documentos para recibir las facturas electrónicas tan pronto como son enviadas por los proveedores. Utilizando técnicas de procesamiento de lenguaje natural y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los robots pueden identificar automáticamente las facturas en el correo electrónico, extraer la información relevante, como el número de factura, la fecha de emisión, el monto total y los detalles del proveedor.
Validación y Registro Automático
Una vez que se ha recibido una factura electrónica, los robots RPA pueden realizar una serie de validaciones para garantizar su precisión y autenticidad. Estas validaciones pueden incluir la verificación de la coherencia de los datos con los registros existentes, la comparación con órdenes de compra o contratos previos, y la verificación de la firma digital del proveedor.
Una vez validada, la información de la factura se registra automáticamente en el sistema contable de la organización. Los robots pueden generar entradas contables, asignar códigos de cuentas y centros de costos, y enviar notificaciones a los equipos relevantes para su revisión y aprobación.
ExactBots: Los asistentes robóticos de Exactus ERP
En el caso de los asistentes robóticos de Exactus ERP, se automatiza el registro de documentos a partir de los comprobantes electrónicos de proveedores, los 7 días de la semana, las 24 horas del día y se genera el envío automático de correos de notificación.
Los asistentes robóticos visualizan los archivos recibidos desde Exactus y validan el monto facturado contra la orden de compra o recepción de la mercadería o servicio recibido, generando el asiento contable automáticamente. Esto queda registrado en la bitácora de documentos procesados.
Beneficios de la RPA en la Recepción y Registro de Facturas Electrónicas
La implementación de la RPA en la recepción y registro de facturas electrónicas ofrece una serie de beneficios significativos para las organizaciones:
Eficiencia y Productividad: La automatización de tareas manuales y repetitivas acelera el proceso de recepción y registro de facturas, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para completar estas actividades.
Reducción de Errores: Al eliminar la intervención humana en el proceso, la RPA reduce el riesgo de errores y discrepancias en los datos de las facturas, mejorando la precisión y la calidad de la información financiera.
Cumplimiento Normativo: La RPA facilita el cumplimiento de las regulaciones y normativas fiscales al garantizar la integridad y la precisión de los registros contables relacionados con las facturas electrónicas.
Ahorro de Costos: La automatización de procesos financieros a través de la RPA permite a las organizaciones reducir los costos operativos asociados con el procesamiento manual de facturas, incluidos los costos laborales y los errores financieros.
Mejora de la Experiencia del Proveedor: Al acelerar el proceso de pago de facturas y reducir los errores en el procesamiento, la RPA contribuye a mejorar la relación con los proveedores al garantizar un flujo de caja más rápido y una comunicación más eficiente.
Sin duda, la adopción de la RPA en la recepción y registro automáticos de facturas electrónicas ofrece una oportunidad única para las organizaciones de mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar la precisión en sus procesos financieros.
La automatización robótica de procesos libera el tiempo de los colaboradores para que puedan dedicarse a tareas más estratégicas y de mayor impacto como la analítica, esto tiene un impacto positivo tanto en los trabajadores como a la eficiencia operativa de la empresa. Al aprovechar esta tecnología innovadora, las empresas pueden posicionarse para alcanzar mayores niveles de agilidad y competitividad en un entorno empresarial en constante evolución.
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