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La gestión eficiente y precisa de las finanzas es crucial para el éxito de cualquier organización. Las áreas financieras enfrentan los desafíos de analizar grandes volúmenes de datos generados por diversas áreas, garantizar el cumplimiento de normativas, y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y actualizada. En este contexto, un ERP (Enterprise Resource Planning) se convierte en una herramienta estratégica.

Sin embargo, a pesar de la tecnología avanzada de los ERP, muchas empresas dependen de hojas de cálculo para la planificación, control y análisis de las finanzas. ¿A qué se debe esta aparente contradicción?.

Si bien en algunas empresas se sigue utilizando Excel en el área financiera por inercia, familiaridad y simplicidad de uso, o por que no implica costos adicionales, los motivos pueden ser más complejos. Exploremos algunos de ellos:

Diseño deficiente en la estructura de los módulos financieros del ERP

Los sistemas ERP prometen una integración perfecta entre las distintas áreas de una empresa, centralizando la información para generar una fuente única de la verdad y permitiendo un flujo de trabajo más ágil y efectivo. En teoría, los módulos financieros deberían ofrecer un correcto control sobre los aspectos contables y financieros, eliminando la necesidad de utilizar herramientas externas como Excel.

No obstante, la realidad en muchas empresas es distinta. Si bien los ERPs tienen la capacidad de ser una solución integral, una implementación deficiente que, por ejemplo, no diseñe y/o mantenga adecuadamente las estructuras organizativas de los módulos financieros  o no defina correctamente el tratamiento de algunas operaciones ocasionará que se tenga que completar y/o modificar la información financiera generada directamente por el ERP . Esto no solo frustra a los usuarios, sino que los lleva a recurrir a uso del Excel, para “corregir” las información del ERP.

Ausencia de una definición clara del modelo de gestión de la empresa

La implementación de un sistema ERP es una de las decisiones  estratégicas que una empresa toma. Sin embargo, el éxito de esta implementación depende en gran medida de dos factores claves: la definición clara del modelo de gestión de la empresa y la  adopción de las mejores prácticas. Ambos aspectos son esenciales para asegurar que el ERP  se adapte a las necesidades de la empresa y que el flujo de operaciones de la organización esté alineado con el diseño funcional del sistema de información.

Cuando la implementación del ERP no se alinea con un modelo de gestión y de operación claramente definidos, el área financiera termina recurriendo a Excel como herramienta complementaria para consolidar información, generar informes personalizados, realizar análisis avanzados, controlar el presupuesto o corregir errores.

Adicionalmente, y aún  más importante, estos pasos son necesarios para alinear al ERP con la estrategia empresarial, optimizar los procesos, minimizar los riesgos de la implementación y proporcionar una base sólida sobre la cual la empresa puede crecer y adaptarse a las cambios.

Incorrecta o limitada sistematización de los procesos operacionales

Cuando los procesos operacionales no están bien integrados, puede haber una desconexión entre diferentes áreas o módulos del sistema. Esto significa que los datos no fluyen de manera eficiente entre los módulos de finanzas, ventas, inventarios, producción, etc. Como resultado, los usuarios del sistema pueden encontrarse con información incompleta o inconsistente, lo que los lleva a tener que extraer datos manualmente para analizarlos en Excel, donde pueden consolidar y verificar la información antes de tomar decisiones.

También puede suceder que, si la sistematización de los procesos será limitada, algunas partes de las operaciones requerirán intervenciones manuales para terminar de procesarse. Por ejemplo, el ingreso de datos o la generación de ciertos reportes podría no estar completamente automatizada, obligando a los usuarios a exportar datos a Excel para completar el trabajo. Esta fragmentación de procesos crea ineficiencias y aumenta la dependencia de Excel para completar tareas que deberían ser manejadas dentro del ERP.

Los ERPs ofrecen un marco robusto, pero si al momento de la implementación se realizan personalizaciones (modificaciones) al sistema para reflejar la situación específica de lo procesos de la empresa, es posible que se pierdan capacidades del ERP.

No implementar un módulo de Analytics

Los usuarios financieros podrían encontrar que el ERP de por sí no ofrece la flexibilidad necesaria para ciertos análisis o reportes, lo que los lleva a usar Excel para crear informes personalizados o realizar cálculos que no pueden hacer fácilmente dentro del ERP.

Esto puede deberse al desconocimiento de emplear la herramienta de Analytics, que sí le permiten a usuarios financieros realizar análisis y reportes especializados con todas las capacidades para el análisis y planning avanzados.

Ausencia o inadecuado mantenimiento de las estructuras o datos maestros del ERP

La ausencia o el inadecuado mantenimiento de las estructuras o datos maestros en un ERP puede tener consecuencias importantes para la eficiencia y efectividad del sistema, especialmente en el área financiera lo que puede obligar a emplear el Excel para realizar tareas que el área de finanzas debería gesitonar dentro del ERP.

Los datos maestros, como los relacionados con

proveedores, clientes, productos, centros de costo, son fundamentales para garantizar la consistencia y precisión en las operaciones financieras. Si estos datos no se mantienen adecuadamente, pueden volverse obsoletos, incorrectos o inconsistentes. Esto dificulta la obtención de información precisa dentro del ERP, lo que lleva a los usuarios a extraer datos y corregir errores manualmente en Excel antes de realizar análisis o preparar informes.

Hemos presentado los principales motivos para la dependencia persistente de Excel en áreas financieras que cuentan con un ERP, resaltando la importancia de una implementación cuidadosa y bien gestionada.

Para evitar que su empresa enfrente estos desafíos y aproveche al máximo las capacidades del ERP  y la inversión que supone su implementación, es crucial elegir una empresa implementadora y consultores expertos que entiendan profundamente sus necesidades específicas de su empresa y que puedan configurar el sistema de manera efectiva.

Para ello es importante evaluar detenidamente a sus posibles socios en la implementación del ERP, considerando su experiencia, capacidad de adaptación y el soporte continuo que ofrecen. Una elección bien informada no solo garantizará una integración fluida, sino que también maximizará el valor de su inversión y mejorará la eficiencia de sus procesos financieros.

En BCTS Consulting contamos con esa experiencia y con un equipo de consultores conocedores de procesos específicos de industrias diversas y de las mejores prácticas para la implementación de ERPs. Contáctanos para agendar una reunión y ayudarte a evaluar y elegir el ERP más adecuado para tu empresa: contacto@bctsconsulting.com | +51 997 500 500