Hacia un futuro digital y cero papel

by / Thursday, 16 April 2020 / Published in

Hoy más que nunca se hace evidente la urgente necesidad de contar con procesos cero papel. El COVID-19 ha puesto en aprietos a más de una empresa que no contaba con procesos documentales paperless durante la crisis y ha puesto en evidencia la importancia de una gestión documental eficiente para facilitar el teletrabajo.

Las empresas que aun trabajaban con documentos físicos ya se veían obligadas a afrontar varios retos, entre ellos:
• Altos costos de almacenamiento
• Tiempo excesivo asignado a la búsqueda de documentos
• Riesgo de incumplimiento regulatorio
• Pérdida y extravío de documentos
• Input manual y errores de digitación
• Dificultad para compartir el contenido de documentos de alto valor
• Imposibilidad de gestionar el contenido de la organización

Hoy esos retos se han magnificado al no poder acceder remotamente a información contenida en documentos que están físicamente aislados.

Los procesos documentales cero papel y la implementación de una solución integral de Gestión Documental aportan un sinnúmero de beneficios:
• Incrementa la productividad y la eficiencia operativa
• Disminuye los costos de espacio físico requerido para almacenamiento
• Elimina los tiempos de búsqueda de documentos
• Reduce errores de digitación
• Mantiene seguro el contenido crítico del negocio
• Le permite a la empresa obtener trazabilidad, auditoría y responsabilidad sobre los procesos documentales
• Facilita el trabajo remoto
• Abre la posibilidad de automatizar y acelerar procesos
• Aporta a la sostenibilidad y la responsabilidad social de la empresa
• Mejora la experiencia del colaborador y el cliente

En estos procesos puede aplicarse la firma digital, con importantes beneficios añadidos:
• Dar seguridad jurídica a la firma de documentos
• Asegurar la integridad de la documentación
• Firmar documentos desde cualquier ubicación

En una coyuntura incierta como la que vivimos hoy, se hace necesario enfocarse en las certezas. Lo cierto es que gran parte de la “nueva normalidad” de los negocios en un futuro cercano será la necesidad de digitalizar de documentos y procesos para poder facilitar el trabajo remoto y ser competitivos en un nuevo contexto.

Contáctanos para asesorarte sobre la mejor manera de iniciar el camino hacia una gestión documental más eficiente. Contamos con soluciones integrales de Gestión Documental que incluyen plantillas de procesos de Gestión Documental, software de Gestión de Contenidos y firma digital, hardware, y servicios de valor.

BCTS Consulting
Email: contacto@bctsconsulting.com

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