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El proceso de evaluación de la compra de un Software de Gestión Empresarial (ERP) es importante porque afecta a múltiples aspectos de la empresa, desde sus operaciones diarias hasta su salud financiera a largo plazo.

Tomar decisiones informadas y estratégicas al momento de elegir un ERP es crucial para el crecimiento sostenible del negocio. Es por ello que es fundamental no tener costos ocultos en la evaluación que se lleva a cabo como parte del proceso de compra.

Un presupuesto preciso facilita la planificación estratégica y evita malas decisiones financieras

Los costos ocultos pueden aumentar significativamente el costo total de propiedad (TCO) del ERP, lo que puede afectar negativamente el presupuesto de la empresa y tener un impacto desfavorable en su situación financiera.

Por otro lado, la falta de transparencia en los costos puede dificultar la planificación estratégica a largo plazo. Una vez implementado el ERP, la empresa necesita planificar su presupuesto y recursos en función de las necesidades operativas, y los costos ocultos pueden complicar la planificación estratégica a largo plazo.

La evaluación precisa de los costos permite calcular el retorno de la inversión (ROI) de la implementación del ERP. Si se pasan por alto los costos ocultos, el ROI puede parecer más atractivo de lo que realmente es, lo que podría llevar a decisiones financieras erróneas.

Identificar y comprender los costos ocultos es fundamental para anticipar y mitigar los riesgos asociados con la implementación de un ERP y puede ayudar a desarrollar estrategias de gestión de riesgos adecuadas.

La transparencia en los costos permite tomar decisiones informadas sobre la selección y la implementación de un ERP. Esto implica considerar no solo los costos iniciales, sino también los costos a lo largo del tiempo como mantenimiento, actualizaciones, soporte técnico y capacitación.

¿Dónde surgen los costos ocultos en la evaluación de compra de un ERP?

Toda actividad que la empresa implementadora no haya previsto al no considerar las necesidades del cliente, puede resultar en costos extras en el proyecto.

Los costos ocultos pueden surgir en áreas como: la personalización del ERP, la integración con otros sistemas, la migración de datos, los módulos complementarios, los costos de no tener incluidos realmente todos los usos y costumbres locales, el hosting, costos de cambios legales (soporte y mantenimiento), la capacitación del personal y la gestión del cambio, entre otros.

Si no se identifican desde el principio, estos costos no identificados pueden convertirse en sorpresas desagradables. De ahí la importancia de elegir a un implementador que tenga experiencia, una metodología sólida, y que incluya la información completa en propuestas y contratos.

Transparencia en los costos: el principio de una relación de confianza a largo plazo

La transparencia en los costos ayuda a evaluar de manera justa a los proveedores de ERP y a las empresas que implementan el Software y comparar diferentes propuestas para elegir la que mayor valor le va a aportar a lo largo del tiempo conforme crezca el negocio.

Al conocer desde un inicio los costos a lo largo del tiempo, como mantenimiento, actualizaciones, soporte técnico y capacitación, la empresa compradora puede tomar decisiones basadas en la relación calidad-precio real en lugar de solo tomar en cuenta el costo inicial.

La transparencia en los costos es esencial para la toma de decisiones estratégicas y financieras y para construir una relación de confianza con la empresa que comercializa e implementa el software. Esa relación de confianza es fundamental pues la implementación de un ERP supone una relación a largo plazo que tendrá impacto en la operación y el desempeño futuro del negocio.

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